„eh-da Kosten“

Die „eh-da Kosten“ und deren Nebenwirkungen

oder

„Warum interne Projekte den gleichen Standards unterliegen sollten wie externe Projekte“

Im Zusammenhang mit der Erstellung des Phasenplans und der Kostenplanung entsteht die Frage, wie der Aufwand bewertet werden soll. Einfach ist es mit Kosten für benötigtes Material, notwendige Gewerkaufträge usw. Diese Kosten sind extern, führen zu einem Liquiditätsabfluss und werden in Euro ausgewiesen. Nicht ganz so klar ist es mit dem internen Aufwand in Personentagen (PT). Hier hängt es von der Usance im Unternehmen ab, ob diese Kosten ebenfalls in EURO oder aber parallel in PT dargestellt werden. Erfolgt die Darstellung in PT ist es letztlich ein leichtes, die berechneten PT mittels des in der Organisation üblichen Verrechnungssatzes in € umzurechnen, falls das benötigt wird.

In Zusammenhang mit dieser Berechnung fällt dann häufiger der Begriff der „eh-da Kosten“. Hiermit ist gemeint, dass die Kosten der Mitarbeiter bereits in der Kosten- und Liquiditätsplanung enthalten sind. Dabei werden jedoch nach meiner Einschätzung einige Aspekte nicht berücksichtigt, was durchaus zu Risiken und Nebenwirkungen führen kann.

Durch den Begriff „eh-da Kosten“ wird der Eindruck erweckt, dass es bei diesen Kosten nicht „so drauf ankommt“. Überspitzt formuliert könnte man auch sagen, dass es sich nicht um wirkliches Geld, sondern nur um Spielgeld handelt. Diese Einstellung – auch wenn sie nicht so direkt ausgesprochen wird – kann in den Köpfen der Mitarbeiter dazu führen, dass die Einhaltung der geschätzten internen Tage nicht so ernst genommen wird. Und das kann aus meiner Sicht nicht sinnvoll sein.

Projekte haben häufig eine mehr oder weniger große strategische Bedeutung für das Unternehmen. So kann beispielsweise die Überarbeitung von Prozessen Wettbewerbsvorteile bezogen auf Schnelligkeit oder Kosten mit sich bringen. Projekte sind also bedeutend für eine Organisation. Und diese Bedeutung sollte sich auch in der Behandlung von Projekten widerspiegeln. Die implizite Bewertung „es kommt nicht so darauf an“, widerspricht dieser Bedeutung.

Ein weiterer Nebeneffekt der „eh-da Kosten“ kann sein, dass die unterschiedliche Bewertung von internen und externen Projekten zu einer 2-Klassen-Gesellschaft bei den Projekten führen kann. Da gibt es z.B. einerseits die externen Projekte im Auftrag eines Kunden. Diese unterliegen einem engen Controlling, da hier Erlöse/Gewinne erwartet werden, evtl. Strafzahlungen zu vermeiden sind und natürlich der gute Ruf gewahrt werden soll. Parallel dazu existieren dann internen Projekte, bei denen das Controlling, die Einhaltung der Termine und Aufwände nicht ganz so ernst genommen wird. Das kann nach meiner Erfahrung nicht lange gut gehen. Konflikte zwischen den Projekten und deren Mitarbeitern sind ebenso vorgezeichnet wie Motivationsverluste. Die hieraus entstehenden Schäden wieder einzufangen, ist nicht einfach.

Und „last but not least“:  durch mögliche Überziehung der internen Aufwände können Verzögerungen auch in anderen Projekten entstehen. Denn das einzelne Projekt steht fast immer auch in Wechselwirkung zu anderen Projekten. Zwar mag es inhaltlich – also bezogen auf die zu erstellende Leistung – keine Beziehung zwischen zwei Projekten geben, aber spätestens dann, wenn die gleichen Ressourcen (Personal, Maschinen) von den Projekten benötigt werden, entstehen Wechselwirkungen: die Verzögerung in einem Projekt führt quasi automatisch zu Verzögerungen in dem anderen Projekt.

Hier sehe ich übrigens auch eine zentrale Rolle des Projektmanagement-Office (PMO) bzw. des Portfolio-Managements. Zusammenhänge zwischen den Projekten sollen deutlich gemacht werden. Und zwar sowohl bei der Genehmigung eines Projektes („Welche Auswirkungen hat die Genehmigung dieses Projekt auf die anderen bereits genehmigten Projekte?“), wie auch bei Änderungen in der Planung bereits genehmigter Projekte. Denn die Leistungsfähigkeit und die Energie einer Organisation ist begrenzt (siehe hierzu auch das Buch „Organisationale Energie von Heike Bruch und Bernd Vogel). Und so sind es auch die zur Verfügung stehenden internen Personentage. Ebenso sind Projekte transparent zu priorisieren, damit bei Ressourcenkonflikten allen Beteiligten klar ist, welches Projekt welche Bedeutung hat. Denn die strategisch richtige Nutzung der Ressourcen (Effektivität) spielt eine bedeutende Rolle für das Unternehmen. Und für interne Projekte genutzte Personentage sollten die gleiche Bedeutung haben, wie es bei externen Projekten im Allgemeinen der Fall ist.

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