Puffer (1)


Verwendung von Puffer im Projekt- Teil 1

Jedes gut geplante Projekt sollte Puffer enthalten. Aber wo genau und wie sollte dieser eingeplant werden? Und braucht ein gut geplantes Projekt überhaupt Puffer? In diesem Beitrag gebe ich Euch dazu einige Hinweise aus meiner Erfahrung.

Wie und wo plane ich den Puffer ein?

Das Projekt ist per Definition ein komplexes, neuartiges Vorhaben. Demzufolge ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass nicht an alle Dinge planerisch gedacht wurde bzw. Aufwände für ein Arbeitspaket sich in der Realität anders gestalten, als geplant. Denn wie heißt es: „Und ist der Plan auch gut gelungen, so sicher gibt es Änderungen.“

Die schlechteste Möglichkeit ist, den Puffer gleichmäßig über alle Vorgänge des Projektes zu verteilen. Denn dieser Puffer steht dem Projekt nicht wirklich zur Verfügung. Ich denke, wir alle kennen die Situation, in der wir viele Aufgaben erledigen müssen, aber nur wenig Zeit zur Verfügung haben – z.B. vor dem lang ersehnten Urlaub. Wir entscheiden schnell, überlegen nicht lange, verbessern nicht die Formatierung einer Präsentation zum x-ten Mal et cetera. Genau andersherum sähe es aus, wenn wir weniger auf dem Arbeitsplatz vorfinden würden, aber die gleiche Zeit zur Verfügung hätten. Wir prüfen einmal mehr, überlegen, ob wir an alles gedacht haben. Also: wir würden diese Zeit nutzen, ohne dabei jedoch das Gefühl zu entwickeln, gebummelt zu haben.

Das Parkinson’sches Gesetz (C. Northcote Parkinson, The Economist, 1955) beschreibt, dass Arbeit sich genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Danach wird also der in den Arbeitspaketen versteckte Puffer verbraucht und steht dem Projekt nicht wirklich zur Verfügung.

Daher ist meine Empfehlung, den Puffer auf dem kritischen Pfad vor wichtige Meilensteine zu legen. Dort erfüllt er die Funktion, dass Verzögerungen oder fehlende Vorgänge in die Vorgangskette eingeplant werden können, ohne dabei den Termin des Meilensteins zu gefährden. Hierzu ein Beispiel:

Puffer

Der erstellte Prototyp eines Produktes muss eine Prüfung auf Belastbarkeit in einem speziellen Prüfstand absolvieren. Hierfür ist eine bestimmte Durchlaufzeit notwendig, die reserviert wurde. Kommt es nun zu einer Verzögerung im Projektablauf, ohne das Puffer eingeplant wurde, kann der Prototyp nicht getestet werden, da die verbleibende freie Zeit im Prüfstand nicht für die Tests ausreicht. Der nächste freie Time-Slot kann jedoch Monate später liegen. Also würde eine Verzögerung von nur wenigen Tagen zu einer Projektverlängerung von Monaten führen. Das kann nicht sinnvoll sein.

Ist dagegen der Puffer vor dem Meilenstein eingeplant, können Verzögerungen zumindest bis zu einem gewissen Grad durch den Puffer aufgefangen werden.

Weitere Tipps zur Verwendung von Puffer findet Ihr im nächsten Teil.

Das könnte Dich auch interessieren …