Umfeldanalyse

Die Bedeutung der Umfeldanalyse

In einem früheren Beitrag habe ich bereits über ein Projektergebnis berichtet, welches eigentlich nur Unverständnis hervorrufen konnte. Damals ging es um den Neubau einer Feuerwache, bei der jedoch der Anschluss an die Straße nicht richtig geplant war (siehe hier).

Was ist passiert?

Nun ist in Niedersachsen etwas Ähnliches passiert. Beim behindertengerechten Ausbau des Bahnsteigs in Bad Bentheim wurde das Niveau desselben angehoben. Allerdings sind jetzt die Türen des Bahnhofgebäudes nicht mehr nutzbar, da der Bahnsteig nun höher ist als das Bodenniveau der Bahnhofshalle. Die Türen zu den Gleisen wurden indirekt zugemauert.

Die erste Vermutung, dass die Planer die Änderungen im Bahnhof schlicht vergessen hatten, ist zum Glück nicht richtig. Es war ein geplantes Vorgehen, da der Boden in der Bahnhofshalle angehoben und die Fenster und Türen entsprechend nach oben versetzt werden sollen. Allerdings ist dieses ein Vorhaben eines anderen Trägers. Dieses kann aufgrund der Beantragung öffentlicher Fördergelder erst erfolgen, wenn die Bentheimer Eisenbahn AG das Gebäude der Stadt abgekauft hat. Und sowas dauert länger als der behindertengerechte Umbau des Bahnsteigs.

Die Bahn als Auftraggeber hat vorgeschlagen, in den höhergelegten Bahnsteig eine Rampe zu integrieren. Das hätte eine Weiternutzung der Türen ermöglicht, was jedoch die Stadt ablehnte. Man werde „zeitnah“ die Anpassung des Gebäudes nachziehen. „Zeitnah“ heißt aus heutiger Sicht wohl bis Ende 2017.

Offene Fragen

Die Fragen die sich mir jedoch weiterhin stellen, sind folgende:

  • Was passiert, wenn der Verkauf oder die Übertragung des Gebäudes nicht gelingt?
  • Wie wird verfahren, wenn die Förderzusagen vom Land nicht kommen?
  • Hätte man – wenn doch der Verkauf des Bahnhofs aufgrund der Situation nicht unproblematisch ist – nicht mit dem Umbau des Bahnsteigs warten können?
  • Oder ist es doch einfach ein Schildbürgerstreich, der dadurch entstanden ist, dass eine der Beteiligten sich nicht ausreichend mit den Auswirkungen auf die Stakeholder befasst hat?

Die Umfeldanalyse

In meinen Projektmanagement-Trainings ist die Umfeldanalyse eine der ersten Methoden, die die Teilnehmer anwenden lernen. Es werden die möglichen Einflussfaktoren auf das Projekt erfasst. Denn, wie der Name Einfluss sagt, beeinflussen diese mein Projekt. Und so können sie die wichtigen Parameter Leistung/Qualität, Termin und Kosten (Magisches Dreieck) sowie die Zufriedenheit der Stakeholder beeinflussen. Aber auch auf die Faktoren, die durch mein Projekt beeinflusst werden, ist zu achten. Denn werden beispielsweise Naturschutzvorschriften nicht beachtet oder die Interessen der Betroffenen nicht einbezogen werden, ist mit einer Rückkoppelung auf den Projektverlauf zu rechnen, z.B. Widerstand von Behörden oder den Betroffenen.

Schritt 1:

Wichtig bei der Umfeldanalyse ist, möglichst alle Einflussfaktoren auf den Radarschirm zu bekommen. Der Merksatz hierfür lautet „Masse statt Klasse“. 

“Masse statt Klasse!”

Sind die möglichen Einflussfaktoren gesammelt, dann werde diese strukturiert bzw. gruppiert. Das heißt, dass die Faktoren nach sozial und sachlich unterschieden werden. Soziale Faktoren sind dabei Personen oder Personengruppen.
Sachliche Fakten dagegen sind z.B. Wetter, Zeitzonen, Gesetze Verordnungen, Normen, unterschiedliche Währungen usw.

Zur Unterscheidung der sachlichen und sozialen Faktoren ein kleines, humorvolles Beispiel:

Kann ich den Faktor durch Kommunikation beeinflussen, dann ist es ein sozialer Faktor. In unserer Kultur gehe ich davon aus, dass z.B. ein Regentanz nicht das Wetter beeinflusst. Somit wäre der Faktor nicht sozial.
Eine Behörde dagegen ist an Gesetze und Vorgaben gebunden und kann nicht „überredet“ werden,  z.B. einen Bauantrag für eine Gewerbeimmobilie in einem Wohngebiet zu genehmigen.

Eine weitere Gliederung ist nach der Wirkungsintensität des Einflusses, also nach direkt oder indirekt. Wirkt der Faktor indirekt auf mein Projekt (z.B. schlechtes Wetter erfordert, das Umzugsgut abzudecken) oder direkt (z.B. parallel stattfindendes Volksfest verhindert einige Freunde als Helfer). Alternativ kann auch nach intern/extern unterschieden werden.

Schritt 2:

Die Sammlung und Gliederung erfolgt in der Regel im Rahmen einer Tabelle. Bei wenigen Faktoren ist das bereits ausreichend.

umfeldanalyse_tabelle

 

 

 

 

 

Schritt 3:

Sind es jedoch sehr viele Faktoren erkannt worden, ist eine grafische Darstellung eine große Hilfe, denn ein Bild sagt nun einmal mehr als 1000 Worte. Aus dieser gehen die Verteilung der Faktoren deutlicher hervor. Außerdem könnten mögliche Wechselwirkungen eingetragen werden.
Das Ergebnis könnte z.B. so aussehen:

umfeldanalyse_grafik

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die sozialen Faktoren werden in einem Folgeschritt im Rahmen der Stakeholder-Analyse differenzierter betrachtet. Alle Einflussfaktoren sind Indikatoren für Chancen und Risiken und werden ebenfalls später detaillierter betrachtet.

Dieses hier gezeigte strukturierte Vorgehen bei der Umfeldanalyse:

1. Sammeln von Faktoren
2. Gruppieren dieser Faktoren
3. deren bildliche Darstellung

“Vom Groben ins Detail!”

ist fast schon ein standardmäßiges Vorgehen im Projektmanagement und findet bei vielen Analysen Anwendung. Da ich es im Projekt mit einem neuartigen und komplexen Vorhaben zu tun habe, muss ich ja versuchen, Strukturen in das Vorhaben zu bringen. Diese machen dann das Projekt für mich handhabbar.

Dieses strukturierte Vorgehen verhindert zwar nicht zu 100 Prozent, dass ich Einflussfaktoren vergesse. Die Wahrscheinlichkeit sinkt jedoch deutlich. Und ein Ergebnis wie in Bad Bentheim könnte vermieden werden.

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